一、什么是香港公司法定秘書服務？

（1）法定秘書服務的定義：

   香港公司條例規(guī)定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，該法定秘書必須由香港本地自然人或法人擔任。法定秘書不同于商務秘書，法定秘書是在香港注冊的有限公司，是法律要求必須存在的。法定秘書服務也相等于海外人士在香港的代言人，法定秘書對公司沒有直接的控制權(quán)或擁有權(quán)，但如果公司發(fā)生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。法定秘書的服務功能有別于商務秘書，不可以把法定秘書當成每天為我們處理商務的商務秘書。法定秘書是香港政府要求必須有的形式秘書，方便政府聯(lián)系和處理政府往來文件。

 （2）商務秘書服務的定義： 

    商務秘書是根據(jù)客戶的需要為客戶度身定做的商務實務服務，從接聽電話、傳遞信息、代收代寄，到信用證、物流等服務，一應俱全。商務秘書的優(yōu)點在于能建立您的企業(yè)形象，等同于您在香港有自己的員工、自己的寫字樓、有一套公司的配套資源。處理起業(yè)務來，順順當當，一單不落。對于注冊香港公司的企業(yè)主來說，后期管理是必須考慮的一個重要環(huán)節(jié)，我們把香港公司管理分為兩種，即空殼公司管理和實務管理。空殼公司管理的對象主要是沒有產(chǎn)生任何商務活動的空殼公司;而實務管理的對象主要是在香港有產(chǎn)生商務活動、有具體的單據(jù)往來的公司。

二、法定秘書的功能：

     在香港注冊的有限公司，都需要根據(jù)香港公司法（香港法例《公司條例》第三十二章）委任董事及公司秘書，以便履行公司的法定責任，及維持公司基本的運作。由二零零四年二月十三日開始，董事的最低要求由兩位減至一位，而公司秘書并不能由唯一的公司董事?lián)巍?公司秘書乃法定職位，其職務包括向公司注冊處申報有關(guān)公司的結(jié)構(gòu)、任何主要人事的變動；亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關(guān)的法定條例提供專業(yè)咨詢。

三、秘書的任職資格：

    公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經(jīng)常居住于香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或?qū)I(yè)會計師，而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責。 根據(jù)法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯(lián)合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。在大陸地址提供香港公司注冊服務的秘書，通常會法人團體，例如：馨辰國際商務（香港）有限公司，該公司為客戶提供秘書服務，那么，在相關(guān)的公司注冊登記政府文件上，會有相關(guān)的登記記載；相應的，在公司任何文件或人事變更時，年檢報稅時，也會有相關(guān)的登記記錄。

四、香港公司法定秘書的責任：

公司秘書的責任取決于其與秘書代理公司的安排。是否有另外交繳秘書服務費用是關(guān)鍵。

一般來說，秘書應確保公司的運作符合《公司條例》的要求。公司秘書通常有以下幾項責任: 

(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄； 

(2) 在董事會的指示下，發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會和董事會的所有人員；

(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章； 

(4) 有償處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜； 　

(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊； 

(6) 按規(guī)定向公司注冊處提交有關(guān)文件， 例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

(7) 掛水牌；

五、秘書的辭職：

   根據(jù)公司條例，除非公司章程細則另有規(guī)定，或者秘書與公司之間另有協(xié)議，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊署。香港公司運營并不是每人都會順利，當經(jīng)營不善或經(jīng)營虧損時，公司持有人通常采取不繳納年費年檢報稅的做法，其實風險是相當大的，第一是相關(guān)于欠了香港政府的費用，其二，有罰款產(chǎn)生，其三，罰款不繳納，會有法律來執(zhí)行，把你列入黑名單，把信息交換到國內(nèi)的相關(guān)征信部門；因此，作為法定秘書公司，馨辰國際商務秘書公司在通知客戶年審或報稅后，客戶不理會的，達到一定次數(shù)和時間后，將會辭任該香港公司的法定秘書，并取消公司地址服務；對香港公司持有人來講，是個人聲譽和征信上的損失，同時，罰款不會自動消失；

六、法定秘書服務包括：

1.為需要在香港注冊公司的人士，提供注冊地址掛靠及法定注冊秘書；

2.提供擔保人和代言人，提供本地人擔任董事及股東；實際上秘書公司即是擔保人。

3.秘書服務代收及處理公司政府及銀行往來信件；

4.提供香港電話及傳真號碼做公司宣傳用（如名片、信頭紙、宣傳資料等）；

5.提供商務電話傳真接收服務，專人接聽來電、接收傳真、記錄留言、轉(zhuǎn)達口訊；

6.將收到的傳真及信件原件定期轉(zhuǎn)寄給收件人或自行到我司領(lǐng)取；

7.秘書服務 收郵件及小件物品，可暫存或按客戶旨意代為有償處理；

8.申請商品出入口證，進出口報關(guān)，商品條碼等。

9.安排辦理公司年審事宜：換領(lǐng)新的商業(yè)登記證，代繳政府登記費及徽費；秘書服務制作及呈交周年報表，代繳政府年費登記費；

10.處理及保存公司之法定記錄（股東及董事名冊）；

11.安排及出席董事/股東會議，編制及保存公司之法定會議記錄；

12.代公司保持和政府部門之間的聯(lián)絡(luò)，響應政府部門的查詢；

*以上各項服務，均是有償提供。

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